Eisdiele & Speiseeisherstellung — Branchen-Besonderheiten

1. Umsatzsteuer: Speisen ab 2026 generell 7 %

Die zentrale Neuerung für die Eisdiele: Seit dem 01.01.2026 gilt der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7 % einheitlich für alle Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen — also für Speisen sowohl zum Mitnehmen als auch zum Verzehr vor Ort (Art. 3 des Gesetzes zur steuerlichen Entlastung…, § 12 Abs. 2 UStG). Damit entfällt die früher so diffizile Abgrenzung zwischen „Eis in der Waffel zum Mitnehmen" (7 %) und „Eisbecher am Tisch" (19 %).

Ausnahme: Getränke bleiben beim Regelsteuersatz von 19 %. Diese Abgrenzung ist jetzt der umsatzsteuerliche Kern des Betriebs.

2. Kassenpflicht und TSE (§ 146a AO / KassenSichV)

Eisdielen sind bardominante Betriebe. Die Finanzverwaltung legt hier besonderes Augenmerk auf die formell und materiell ordnungsgemäße Kassenführung.

• Technische Sicherheitseinrichtung (TSE): Jede elektronische Kasse muss mit einer zertifizierten TSE ausgestattet sein (§ 146a AO, KassenSicherungsverordnung). Die Nichtbeanstandungsregelung für fehlende TSE ist seit 01.01.2024 ausgelaufen.
• Aufzeichnungspflicht: Jeder einzelne Verkauf muss unveränderbar aufgezeichnet werden (Bons, Z-Reports / Tagesendsummen). Das Kassenbuch ist lückenlos zu führen.
• Kassennachschau (§ 146b AO): Ohne Vorankündigung möglich — bei Feststellung von Manipulationen droht der Vorwurf der Steuerhinterziehung.
• Trinkgelder: Trinkgelder, die über die Abrechnung (z. B. am Terminal) fließen, sind steuerpflichtige Betriebseinnahmen. Bare Trinkgelder, die der Gast zusätzlich ohne Berechnung gibt, sind beim Bedienpersonal einkommensteuerfrei, wenn sie nicht als Arbeitslohn vereinbart sind.

3. Ertragsteuern: Einkommensteuer und Gewerbesteuer

Gewinnermittlung und Buchführungspflicht

Gewinne aus Eisdiele oder Speiseeisherstellung sind Einkünfte aus Gewerbebetrieb (§ 15 EStG). Die Buchführungspflichten ergeben sich aus § 141 AO und § 238 HGB.

• § 141 AO-Grenzen (ab 2024, 2026 unverändert): Buchführungspflicht bei Umsatz > 800.000 € oder Gewinn > 80.000 € im Kalenderjahr. Bis dahin ist die vereinfachte Gewinnermittlung per Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nach § 4 Abs. 3 EStG zulässig.
• GmbH / UG / Genossenschaft: Buchführungspflicht immer, unabhängig von Umsatz oder Gewinn (Formkaufmann nach § 6 HGB, § 238 HGB).
• Gewerbesteuer-Freibetrag: Für Einzelunternehmen und Personengesellschaften stehen 24.500 € zur Verfügung (§ 11 Abs. 1 Nr. 1 GewStG). Der Gewerbesteuermessbetrag ist nach § 35 EStG anrechenbar (4,0-facher Messbetrag).
• Hinzurechnungen (§ 8 GewStG): Mieten und Pachten (z. B. für Ladenlage und Produktionshalle) sowie Leasingraten werden zu 25 % des Finanzierungsanteils hinzugerechnet, soweit sie 200.000 € übersteigen — bei teuren Innenstadtlagen ein echter Hebel.

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4. Saisonpersonal und Lohnbuchhaltung

Eisdielen sind klassische Saisonbetriebe. Daraus ergeben sich besondere lohnrechtliche Pflichten.

• Minijob / Geringfügigkeitsgrenze 2026: Bis 603 € pro Monat (angepasst an den gesetzlichen Mindestlohn von 13,90 €/Std. ab 01.01.2026). Sehr relevant für Schüler- und Studenten-Aushilfen in der Saison.
• Befristete Saisonverträge (z. B. März–Oktober) nach dem Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG); der Sachgrund „saisonaler Bedarf" ist regelmäßig anerkannt.
• Kurzarbeitergeld: In der Nebensaison gelegentlich relevant; Anträge beim Arbeitsamt, besondere Lohnabrechnung (§ 169 ff. SGB III).
• Sozialversicherungs-Meldepflicht auch für Kurzzeitkräfte (Meldefrist 6 Wochen), Unfallversicherung bei der Berufsgenossenschaft (Nahrungsmittel/Gastgewerbe).

5. Buchführungsbesonderheiten: Inventur, Rohstoffe und Filialen

• Rohstoff- und Lagerbuchhaltung: Direkte Rohstoffe (Milch, Sahne, Zucker, Früchte, Nüsse) und indirekte (Verpackung, Streusel, Soßen) nach Warengruppen trennen. Bei eigener Herstellung sind die Lagerbestände (Saisonproduktion, hohe Bestände) hoch — die Jahresinventur ist zwingend.
• Verderb / Inventurdifferenzen: Begrenzte Haltbarkeit und Erfahrungswerte führen zu hohen Differenzen; diese sind nachvollziehbar zu dokumentieren, pauschale Abschläge werden von der Betriebsprüfung oft nicht anerkannt.
• Private Entnahmen (unentgeltliche Wertabgabe) sind als Betriebseinnahme mit 7 % (Speiseeis) bzw. 19 % (Getränke) zu versteuern.
• Filialbuchhaltung: Bei mehreren Eisdielen ist eine getrennte Erfassung nach Filiale (Erlöse Theke/Café, Personal, Miete, Marge) für Kalkulation und Prüfungssicherheit unverzichtbar.

6. Rechnungsstellung und Kleinbetragsrechnungen

Für die Rechnung an B2B-Kunden (Restaurants, Supermärkte, Festivalveranstalter) gelten die Pflichtangaben nach § 14 UStG: Name/Anschrift von leistendem Unternehmen und Leistungsempfänger, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende einmalige Rechnungsnummer, Menge und Art, Leistungszeitpunkt, nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Nettoentgelt, Steuersatz/Steuerbetrag, Bruttobetrag.

• Kleinbetragsrechnung (§ 33 UStDV): Bons bis 250 € brutto erlauben vereinfachte Angaben (Aussteller, Rechnungsbetrag, Steuersatz, Datum). Praktisch der Normalfall an der Theke.
• Steuersatz-Trennung: Bei gemischten Rechnungen (Speise- und Getränkeanteil) ist eine saubere Aufschlüsselung auf 7 % und 19 % erforderlich.

7. Aufbewahrungsfristen