1. Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten
Buchführungsgrenzen (Stand 2026)
Einzelkaufleute sind nach § 241a HGB von der handelsrechtlichen Buchführungs- und Bilanzierungspflicht befreit, wenn ihre Umsatzerlöse 800.000 € und ihr Jahresüberschuss 80.000 € nicht übersteigen. Steuerrechtlich gilt § 141 AO mit denselben Schwellenwerten. Unterhalb dieser Werte kann der Gewinn durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG ermittelt werden.
Aufzeichnungspflichten für Bareinnahmen — Schichtzettel
Taxibetriebe sind in besonderem Maße bargeldintensiv, da Fahrgäste überwiegend bar zahlen. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff — BMF-Schreiben vom 14.11.2014, zuletzt geändert am 11.03.2024) verlangen die lückenlose und nachvollziehbare Erfassung aller Geschäftsvorfälle.
Im Taxigewerbe kommt dem Schichtzettel zentrale Bedeutung zu. Dieser muss mindestens enthalten:
- Datum, Schichtbeginn und Schichtende
- Kilometerstand zu Beginn und Ende der Schicht
- Bareinnahmen (aufgeschlüsselt nach Fahrpreis und Trinkgeld)
- ggf. Angaben über Leerfahrten, besondere Fahrten oder Pannen
- Tagesquittung des Taxameters (Tagesgesamtbetrag)
Im Mietwagengewerbe erfolgen die Fahrten überwiegend aufgrund vorheriger Bestellung und Rechnungsstellung. Die Dokumentation ist hier in der Regel durch die doppelte Rechnungslegung gewährleistet; Bargeschäfte fallen seltener an, müssen aber gleichwohl lückenlos erfasst werden.
Inventur und Fahrzeugbestand
Taxi- und Mietwagenfahrzeuge zählen zum Anlagevermögen. Die Bewertung erfolgt zu Anschaffungs- oder Herstellungskosten, vermindert um die planmäßige Abschreibung (siehe unten Abschnitt 3).
2. Umsatzsteuer
Steuersatz für Personenbeförderung — 7 % oder 19 %?
Die umsatzsteuerliche Einordnung ist eine der wichtigsten und fehleranfälligsten Fragen im Taxigewerbe. Nicht jede Taxifahrt unterliegt dem ermäßigten Steuersatz. Die Voraussetzungen nach § 12 Abs. 2 Nr. 10 UStG sind einschränkend zu prüfen:
| 7 % ermäßigter Steuersatz | 19 % Regelsteuersatz |
|---|---|
| Tariffahrten mit dem Taxi bis 50 km Entfernung (einfache Fahrtstrecke). | Längere Taxifahrten über 50 km Entfernung. |
| Tariffahrten innerhalb einer Gemeinde — unabhängig von der Kilometerzahl. | Mietwagenbeförderungen grundsätzlich (vorbehaltlich Ausnahmen, z. B. wenn die Mietwagenfahrt als begünstigte Beförderung im Gelegenheitsverkehr im Sinne der Begünstigung anerkannt ist — Einzelfallprüfung). |
| Beförderungen im Gelegenheitsverkehr mit Kraftfahrzeugen, soweit die Begünstigung nach § 12 Abs. 2 Nr. 10 UStG greift. | Fahrten ins Ausland — insoweit steuerfrei nach § 4 Nr. 6 i. V. m. § 8 Abs. 1 UStG, soweit der ausländische Streckenanteil nachgewiesen wird. |
Trinkgelder: Freiwillig vom Kunden zusätzlich zum Fahrpreis gezahlte Trinkgelder sind beim Fahrer/Angestellten steuerfrei (§ 3 Nr. 51 EStG). Beim Unternehmer selbst sind Trinkgelder als Betriebseinnahme zu erfassen und umsatzsteuerpflichtig, soweit sie nicht rein freiwillig und ohne rechtlichen Anspruch zusätzlich zum Fahrpreis geleistet werden.
Die Umsatzsteuerschuld entsteht mit Ausführung der Beförderungsleistung, also mit Beendigung der Fahrt.
Vorsteuerabzug
Taxi- und Mietwagenunternehmer können die ihnen in Rechnung gestellte Umsatzsteuer — insbesondere für Kraftstoffe, Reparaturen, Fahrzeuganschaffungen, Versicherungsleistungen — als Vorsteuer abziehen, soweit die bezogenen Leistungen für das Unternehmen ausgeführt wurden (§ 15 UStG). Bei gemischt genutzten Fahrzeugen (betrieblich und privat) ist der Vorsteuerabzug auf die betriebliche Nutzung beschränkt.
Differenzbesteuerung nach § 25a UStG
Werden gebrauchte Fahrzeuge angeschafft und für das Taxigewerbe verwendet, richtet sich die Umsatzbesteuerung nach den allgemeinen Regeln. Eine Differenzbesteuerung nach § 25a UStG findet keine Anwendung, da es sich bei der Personenbeförderung nicht um eine Lieferung des Fahrzeugs handelt.
Fahrten zwischen Inland und Ausland
Beförderungsleistungen, die ganz oder teilweise im Ausland erbracht werden, sind steuerfrei nach § 4 Nr. 6 UStG i. V. m. § 8 Abs. 1 UStG. Dies betrifft vor allem grenzüberschreitende Taxifahrten und Mietwagenfahrten ins Ausland. Die Finanzverwaltung verlangt gesonderte Aufzeichnungen über die im Ausland zurückgelegten Kilometer.
3. Einkommensteuer und Fahrzeugabschreibung
Gewinnermittlung
Kleinere Taxi- und Mietwagenunternehmen können den Gewinn durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung (§ 4 Abs. 3 EStG) ermitteln, solange die Buchführungsgrenzen (800.000 € Umsatz / 80.000 € Gewinn) nicht überschritten sind. Bilanzierungspflichtige Personen- und Kapitalgesellschaften ermitteln den Gewinn durch Betriebsvermögensvergleich (§ 4 Abs. 1, § 5 EStG).
Abschreibung der Fahrzeuge (AfA)
Taxi- und Mietwagenfahrzeuge werden als bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens linear abgeschrieben (§ 7 Abs. 1 EStG). Die degressive Abschreibung nach § 7 Abs. 2 EStG ist für nach dem 31.12.2010 angeschaffte Fahrzeuge nicht mehr anwendbar.
Betriebsausgaben
Zu den typischen Betriebsausgaben zählen:
- Treibstoff (Benzin, Diesel, ggf. Autogas, Strom bei E-Taxis)
- Reparaturen, Wartung, Reifen, Inspektion
- Versicherungsprämien (Kfz-Haftpflicht, Kasko)
- Miete/Pacht für Betriebsräume und Fahrzeugabstellplätze
- Funkgebühren, Lizenzkosten und Software für die Taxizentrale
- Reinigung des Fahrzeugs
- Abschreibung der Fahrzeuge
Private Pkw-Nutzung
Wird das Taxi oder der Mietwagen auch privat genutzt, ist der private Nutzungsanteil als Entnahme zu versteuern. Bei Führung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs wird der private Anteil mit den tatsächlichen Kosten bewertet. Ohne Fahrtenbuch kommt die 1 %-Regelung des § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG zur Anwendung — dann ist vom Bruttolistenpreis des Fahrzeugs auszugehen.
4. Gewerbesteuer
Taxi- und Mietwagenbetriebe sind Gewerbebetriebe i. S. d. § 15 EStG und unterliegen der Gewerbesteuer. Einzelunternehmen und Personengesellschaften (GbR, OHG, KG) erhalten einen Freibetrag von 24.500 € (§ 11 Abs. 1 Satz 3 GewStG). Kapitalgesellschaften (GmbH, UG) haben diesen Freibetrag nicht.
Die Steuermesszahl beträgt bundeseinheitlich 3,5 %. Hinzurechnungen nach § 8 GewStG — insbesondere für Miet- und Pachtzinsen (20 %) sowie Finanzierungsentgelte — können den Gewerbeertrag erhöhen. Seit dem 1. Januar 2020 beträgt der Freibetrag nach § 8 Nr. 1 GewStG 200.000 € (vorher: 100.000 €). Für kleinere Betriebe mit einem oder zwei Fahrzeugen ist die Gewerbesteuerbelastung daher meist gering oder entfällt ganz.
5. Abgrenzung Taxi vs. Mietwagen — steuerliche Folgen
Die personenbeförderungsrechtliche Abgrenzung zwischen Taxi und Mietwagen (Personenbeförderungsgesetz — PBefG) ist auch steuerrechtlich von Bedeutung, da die Anforderungen an die Aufzeichnungspflichten differieren.
| Taxi | Mietwagen |
|---|---|
| Beförderungspflicht, Taxameterpflicht, überwiegend Bargeschäfte. Die Finanzverwaltung prüft in Taxibetrieben besonders intensiv die Kassenaufzeichnungen und Schichtzettel. Der Fahrpreis wird durch das Taxameter ermittelt und muss mit den Schichtaufzeichnungen übereinstimmen. | Beförderung nur aufgrund vorheriger Bestellung, kein Taxameter, überwiegend auf Rechnung. Die Prüfung konzentriert sich auf die Vollständigkeit der Rechnungsstellung und die Fahrzeugnutzung. |
| Ermäßigter Steuersatz (7 %) bei Tariffahrten bis 50 km oder innerhalb einer Gemeinde. | Regelsteuersatz 19 % — Ausnahmen im Einzelfall zu prüfen. |
6. Lohnsteuer und Sozialversicherung
Angestellte Fahrer
Werden Fahrer im Angestelltenverhältnis beschäftigt, ist das Unternehmen zum Lohnsteuerabzug verpflichtet. Die Sozialversicherungspflicht besteht bei abhängig Beschäftigten in allen Zweigen.
Scheinselbstständigkeit von Taxifahrern
Ein in der Praxis häufiges Problem ist die Abgrenzung zwischen selbstständigem und angestelltem Fahrer. Mietet ein Fahrer ein Taxi vom Betriebsinhaber und trägt er das unternehmerische Risiko (Benzinkosten, Versicherung, variable Einnahmen), kann eine echte Selbstständigkeit vorliegen. Fehlt es an einem unternehmerischen Risiko und ist der Fahrer fest in den Betrieb eingebunden, liegt ein abhängiges Beschäftigungsverhältnis vor, das zur Sozialversicherungspflicht und Lohnsteuer führt. Die Sozialversicherungsträger und die Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung (DRV) prüfen dies im Taxigewerbe regelmäßig.
7. Rechtsformen und steuerliche Konsequenzen
Das Taxi- und Mietwagengewerbe ist häufig in folgenden Rechtsformen organisiert:
- Einzelunternehmen: einfachste Form, Freibetrag bei der Gewerbesteuer (24.500 €), Einnahmen-Überschuss-Rechnung unterhalb der Schwellenwerte möglich, volle persönliche Haftung.
- GbR / OHG: Personengesellschaften mit Gewerbesteuerfreibetrag und Mitunternehmerbesteuerung, Haftung der Gesellschafter. Häufig bei Zusammenschlüssen von wenigen Fahrern.
- GmbH: Haftungsbeschränkung, aber kein Gewerbesteuerfreibetrag und zwingende Bilanzierung, Körperschaftsteuer (15 % zzgl. SolZ) und volle Gewerbesteuer.
8. Zusammenfassung
- Buchführung: 800.000 € / 80.000 € Grenzen (seit 1.1.2024); EÜR möglich, Schichtzettel und Taxameterausdrucke unverzichtbar.
- Umsatzsteuer: 7 % nur für Tariffahrten bis 50 km oder innerhalb einer Gemeinde; längere Fahrten und Mietwagen überwiegend 19 %.
- Kassen: TSE-Pflicht seit 1.1.2020 (§ 146a AO); GoBD (BMF v. 14.11.2014, zuletzt 11.03.2024).
- AfA: ca. 5 Jahre linear nach amtlicher AfA-Tabelle; kürzere Nutzungsdauer bei Taxis nachweisbar.
- Gewerbesteuer: Freibetrag 24.500 €; Hinzurechnungsbetrag-Freibetrag 200.000 € (seit 1.1.2020).
- Mindestlohn: branchenspezifischer Mindestlohn nach AEntG im Taxi-/Mietwagengewerbe.
- Scheinselbstständigkeit: zentrales Prüfungsrisiko bei angeblich selbstständigen Fahrern.
Quellen und weiterführende Informationen
- § 12 Abs. 2 Nr. 10 UStG — ermäßigter Steuersatz für Personenbeförderung (7 %) bei Taxifahrten bis 50 km oder innerhalb einer Gemeinde. Gesetzestext: gesetze-im-internet.de.
- § 4 Nr. 6 UStG i. V. m. § 8 Abs. 1 UStG — Steuerbefreiung für grenzüberschreitende Beförderung.
- § 3 Nr. 51 EStG — steuerfreie Trinkgelder.
- § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG — 1 %-Regelung für private Kfz-Nutzung.
- § 7 Abs. 1 EStG — lineare AfA; § 7 Abs. 2 EStG — degressive AfA (für nach dem 31.12.2010 angeschaffte Fahrzeuge nicht mehr anwendbar).
- AfA-Tabelle für den Wirtschaftszweig „Personen- und Güterbeförderung": bundesfinanzministerium.de.
- § 241a HGB und § 141 AO — Schwellenwerte für die Buchführungspflicht (800.000 € / 80.000 € seit 1.1.2024, Wachstumschancengesetz 2024).
- § 146a AO und Kassensicherverordnung (KassenSichV) — TSE-Pflicht seit 1.1.2020.
- GoBD — BMF-Schreiben vom 14.11.2014 (IV A 4 – S 0316/13/10003), zuletzt geändert durch BMF vom 11.03.2024.
- § 8 Nr. 1 GewStG — Hinzurechnungen, Freibetrag 200.000 € (seit 1.1.2020): gesetze-im-internet.de.
- § 11 Abs. 1 Satz 3 GewStG — Gewerbesteuer-Freibetrag (24.500 €).
- Personenbeförderungsgesetz (PBefG) — Abgrenzung Taxi vs. Mietwagen.
- Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG) — branchenspezifischer Mindestlohn im Taxigewerbe.
© 2026 Ahmed Khairy für den BVKMU e.V. — Buchführungshilfeverein für Klein- und Mittelunternehmen e.V. Dieser Beitrag gibt den Rechtsstand zum 08.07.2026 wider. Eine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Angaben wird trotz sorgfältiger Prüfung ausgeschlossen. Der Beitrag ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung im Einzelfall.