Taxi- und Mietwagengewerbe — Branchen-Besonderheiten

1. Wer gehört zur Branche — Gewerbe ohne Freiberuflichkeit

Zum Taxi- und Mietwagengewerbe zählen konzessionierte Taxenunternehmer (Verkehr mit Taxen nach § 2 PBefG), Mietwagenunternehmen mit Erlaubnis nach § 49 PBefG, Krankenkraftwagenunternehmen (Rettungsdienst und Krankentransport), Anbieter von Ausflugsfahrten und Ferienziel-Reisen (Gelegenheitsverkehr, § 46 PBefG) sowie — seit der PBefG-Novelle 2021 — der gebündelte Bedarfsverkehr („Pooling“) mit Mietwagen.

Einkommensteuerlich ist die Personenbeförderung stets Gewerbebetrieb (§ 15 EStG) — eine freiberufliche Tätigkeit kommt nicht in Betracht. Rechtsformüblich sind Einzelunternehmen und kleinere Kapitalgesellschaften. Wer eine Taxi-Konzession beantragt, muss seine Fachkunde nachweisen (Personenbeförderungsschein); Fahrer benötigen die Fahrerlaubnis zur Fahrgastbeförderung nach § 48 FeV.

2. PBefG: Konzession, Erlaubnis, Rückkehrpflicht

Das Personenbeförderungsgesetz trennt die Verkehrsarten scharf — die Verwechslung von Taxe und Mietwagen ist der häufigste Rechtsfehler der Branche:

• Taxen (§ 2 PBefG): Der Verkehr mit Taxen ist konzessionspflichtig; die Gemeinde kann die Zahl der Konzessionen begrenzen. Seit der Novelle 2021 kann die Genehmigung versagt werden, wenn die Fahrzeuge die Emissionsvorgaben des § 64b PBefG nicht erfüllen. Tarif- und Taxameterpflicht gelten nach § 47 PBefG.
• Mietwagen (§ 49 PBefG): Erforderlich ist eine eigene Erlaubnis. Mietwagen dürfen Fahrgäste nicht auf der Straße aufnehmen, sondern nur auf vorherige Bestellung befördern. Nach jedem Auftrag gilt die Rückkehrpflicht: Der Wagen muss zum Betriebssitz zurück, es sei denn, ein neuer Auftrag wurde bereits während der Fahrt oder am Betriebssitz angenommen.
• Gelegenheitsverkehr (§ 46 PBefG): Ausflugsfahrten und Ferienziel-Reisen (§ 46 Abs. 2 Nr. 2 i. V. m. § 48 PBefG) sind eigene Verkehrsarten mit eigenen Pflichten.

3. Umsatzsteuer: 7 % oder 19 % — die Kernfrage

Personenbeförderungen sind sonstige Leistungen; der Leistungsort bestimmt sich bei B2C-Fahrten nach dem Abfahrtsort (§ 3a Abs. 2 UStG). Für den Steuersatz gilt:

• 7 % ermäßigt (§ 12 Abs. 2 Nr. 10 Buchst. b UStG): Personenbeförderungen mit Taxen, soweit die Beförderung innerhalb einer Gemeinde erfolgt oder die Beförderungsstrecke bis zu 50 km beträgt. Nach der Rechtsprechung des FG Münster kommt es auf Verkehrsmittel und Strecke an — eine Taxi-Konzession des Unternehmers ist keine zwingende Voraussetzung.
• 19 % Regelsteuersatz: Taxifahrten über 50 km — auf die gesamte Strecke, nicht erst ab Kilometer 50 —, sämtliche Mietwagenbeförderungen, Ausflugsfahrten und Ferienziel-Reisen sowie Personenbeförderungen mit Flugzeugen und Fernbussen.
• Kleinunternehmer (§ 19 UStG): Befreiung bis 25.000 € Vorjahresumsatz / 100.000 € laufendes Jahr (Grenzen seit 2025) — dann keine Steuer, aber auch kein Vorsteuerabzug aus Fahrzeug und Tankkosten. Für Fuhrparkbetriebe meist unattraktiv.

4. Kasse, Taxameter und TSE-Pflicht

Taxibetriebe sind bardominante Betriebe — die Finanzverwaltung schaut hier besonders genau hin:

• Elektronische Kasse mit TSE (§ 146a AO, KassenSichV): Jede Bareinnahme muss über eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung aufgezeichnet werden; Belegausgabepflicht gilt gegenüber Privatkunden.
• Kassenbuch lückenlos nach GoBD führen (BMF v. 14.11.2014, zuletzt geändert 11.03.2024): Tagesbeginn-/-endbestand, Z-Summierstreifen oder TSE-Report, Zuordnung jeder Fahrt zum richtigen Steuersatz.
• Kassennachschau (§ 146b AO): jederzeit ohne Vorankündigung möglich; Schwarzfahrten und herausgefilterte Bons führen zu Hinzuschätzungen und strafrechtlichen Risiken.
• Taxameter: Eichpflicht und Tarifeinstellung nach kommunaler Tarifordnung (§ 47 PBefG); Kartenzahlungen müssen im Kassensystem dieselbe Regelstraße durchlaufen wie Barzahlungen.

5. Dienstwagen: 1-%-Regelung, Vorsteuer, AfA

Das Fahrzeug ist das Betriebskapital — seine steuerliche Behandlung entscheidet über den Gewinn:

• 1-%-Regelung (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG): 1 % des Bruttolistenpreises monatlich als geldwerter Vorteil — bei überwiegend betrieblicher Nutzung (typisch Taxi) meist nachteilig; ein Fahrtenbuch mit nachweislich geringem Privatanteil ist regelmäßig günstiger.
• Vorsteuerabzug: Bei ausschließlich steuerpflichtigen Fahrten ist die Vorsteuer aus Kauf, Leasing, Werkstatt und Tanken voll abziehbar; bei gemischten Umsätzen (7 %/19 %) oder gemischter Nutzung ist die Vorsteuer je Fahrzeug einheitlich zuzuordnen (§ 15 Abs. 4 UStG).
• AfA: Pkw grundsätzlich über 6 Jahre (AfA-Tabelle); bei hoher Laufleistung kann eine kürzere Nutzungsdauer nachweisbar sein. Funkgeräte, Navigation und Messeinrichtungen bis 800 € netto sind als GWG (§ 6 Abs. 2 EStG) sofort abziehbar.
• Betriebsausgaben: Konzessions- und Lizenzkosten, Funk- und Leitstellengebühren, Taxameter-Eichung, Wartung, Versicherung (inkl. Fahrgast-Unfall), Waschanlage, Arbeitskleidung und Fachkunde-Schulungen sind voll abziehbar.

6. Personal, Mindestlohn und Fahrerstatus

Fahrer sind das zweite Standbein des Betriebs — lohnrechtlich gelten Besonderheiten im Schichtbetrieb:

• Mindestlohn: 13,90 €/Stunde ab 01.01.2026, weitere Stufe 14,60 € ab 01.01.2027 (Beschluss der Mindestlohnkommission 2025). Auf Auszubildende findet das MiLoG keine Anwendung (§ 22 MiLoG).
• Aufzeichnungspflicht (§ 17 MiLoG): Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit — bei Schicht- und Nachtbetrieb besonders sorgfältig; zwei Jahre aufbewahren.
• Fahrer-Status: „Selbständige Fahrdienstleister“ mit eigenem Pkw über App-Plattformen sind ein Klassiker der Scheinselbständigung. Kriterien: Weisungsbindung, kein eigenes unternehmerisches Risiko, feste Einbindung in den Fuhrpark. Im Zweifel: Statusfeststellungsverfahren nach § 7a SGB IV (DRV-Clearingstelle).
• Lohnabrechnung: Schichtzulagen (Nacht, Sonn-/Feiertag) und Auslösen richtig behandeln; Fahrgast-Unfallversicherung prüfen.

7. Gewinnermittlung, Gewerbesteuer, Rechtsform

Wie jeder Gewerbebetrieb unterliegt auch der Taxibetrieb der Gewerbesteuer — die Rechtsform beeinflusst Freibeträge und Haftung:

• EÜR-Grenzen (§ 141 AO): Buchführungspflicht ab 800.000 € Umsatz oder 80.000 € Gewinn — Mehrwagenbetriebe erreichen die Grenze schneller als gedacht.
• Gewerbesteuer: Freibetrag 24.500 € für Einzelunternehmen und Personengesellschaften (§ 11 Abs. 1 Satz 3 GewStG), Messzahl bundeseinheitlich 3,5 %, Anrechnung auf die Einkommensteuer bis zum 4,0-fachen Messbetrag (§ 35 EStG). Kapitalgesellschaften haben keinen Freibetrag.
• Rechtsform: Einzelunternehmen ist der Normalfall; die GmbH bietet Haftungs- und Nachfolgeschutz. Konzession und Erlaubnis sind betriebsgebunden — bei einem Rechtsformwechsel rechtzeitig umschreiben lassen.
• Ist-Besteuerung (§ 20 UStG, bis 600.000 €): entlastet bei Barverkehr, da die USt erst mit Zahlungseingang entsteht.

8. Umsatzsteuer-Sonderfälle

Im Grenz- und Plattformverkehr gibt es Sonderkonstellationen, die falsch abgerechnet werden:

• Grenzüberschreitende Fahrten: Leistungsort bei B2C am Abfahrtsort (§ 3a Abs. 2 UStG); eine Rückfahrt aus dem Ausland ist im Inland steuerbar, wenn die Beförderung im Inland beginnt.
• Werkstatt- und Tankrechnungen: normale Vorsteuer; bei gemischtem Fuhrpark (7 %/19 %-Fahrten) die Vorsteuer je Fahrzeug einheitlich und nachvollziehbar zuordnen.
• Fahrgelder über Plattformen: Wer die Beförderung als Unternehmer erbringt, schuldet die USt unabhängig davon, ob eine App das Fahrgeld einzieht; Reverse-Charge greift im Inland nicht.
• Gutscheine/Rabatte: Einlösebedingungen und Gutscheine für Fahrten deutlich regeln; bei Rahmenverträgen mit Firmen (B2B) ist der Leistungsort abweichend (§ 3a Abs. 3 UStG).

9. Praxisbeispiele und typische Fehler

• Fehler: Flughafentransfer 60 km pauschal mit 7 %. Richtig: Über 50 km fällt die gesamte Strecke unter 19 %.
• Fehler: Mietwagenfahrt innerhalb der Stadt mit 7 %. Richtig: Nur Taxen sind begünstigt — der Mietwagen fährt immer 19 %.
• Fehler: Bons nur auf Wunsch ausstellen. Richtig: Belegausgabepflicht plus TSE-Aufzeichnung jeder Barfahrt.
• Fehler: App-Fahrer als „selbständig“ durchlaufen lassen. Richtig: Statusfeststellung nach § 7a SGB IV, sonst Nachzahlungen bis zu vier Jahren.
• Fehler: 1-%-Regelung trotz überwiegend betrieblicher Nutzung. Richtig: Fahrtenbuch führen — der geldwerte Vorteil sinkt drastisch.

10. Zusammenfassung für Schnellleser

• 7 % USt für Taxifahrten in der Gemeinde oder bis 50 km (§ 12 Abs. 2 Nr. 10 Buchst. b UStG), darüber und für Mietwagen 19 %.
• PBefG: Taxen = Konzession (§ 2), Mietwagen = Erlaubnis mit Rückkehr- und Bestellpflicht (§ 49), Taxameter-/Tarifpflicht (§ 47).
• TSE-Kasse (§ 146a AO) und lückenloses Kassenbuch; Kassennachschau jederzeit möglich (§ 146b AO).
• Fahrzeug: Fahrtenbuch statt 1-%-Regelung, Vorsteuer je Fahrzeug zuordnen, AfA 6 Jahre — kürzer bei nachweisbarer Laufleistung.
• Personal: Mindestlohn 13,90 € (2026) / 14,60 € (2027), Arbeitszeiten dokumentieren (§ 17 MiLoG), Fahrerstatus absichern (§ 7a SGB IV).