Bildung, Erziehung & Unterricht — Branchen-Besonderheiten

1. Wer gehört zur Branche — Gewerbe oder Freiberuflichkeit?

Zur Branche zählen Nachhilfeschulen und Lernstudios, Sprachschulen, Musikschulen und privat erteilter Musikunterricht, private Bildungsträger (Fort- und Weiterbildung, Präsenz und online), Dozenten, Nachhilfelehrer und Online-Tutoren sowie Träger von Kindertagesstätten und Tagespflegepersonen.

Einkommensteuerlich: Erzieher und Lehrer können nach § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG freiberuflich sein, wenn sie wissenschaftlich, künstlerisch oder schriftstellerisch tätig sind — ein Studium in dem Unterrichtsfach allein genügt nicht, es kommt auf die eigenverantwortliche wissenschaftliche/künstlerische Betätigung an. Klassische Nachhilfe und Nachhilfeinstitute ohne wissenschaftlichen Anspruch sind nach der Rechtsprechung gewerblich.

2. Umsatzsteuer: § 4 Nr. 21 UStG — die Kernbefreiung

Zwei getrennte Befreiungstatbestände:

• § 4 Nr. 21 Buchst. a Doppelbuchst. aa) UStG: Unterricht an Schulen nach Landesrecht (staatlich anerkannt oder privilegiert, z. B. Ersatzschulen, anerkannte Berufsfachschulen, anerkannte Musikschulen) — befreit unabhängig von der Rechtsform, auch für eine GmbH als Schulträger.
• § 4 Nr. 21 Buchst. a Doppelbuchst. bb) UStG: Privatunterricht — befreit nur, wenn ihn eine natürliche Person im eigenen Namen und auf eigene Rechnung erteilt und der Unterricht einem öffentlichen Zweck dient oder der Aus- oder Fortbildung für einen Beruf dient (Abschn. 4.21.1 UStAE).

Die Finanzverwaltung (Abschn. 4.21.1 UStAE) akzeptiert als Privatunterricht u. a.: Nachhilfe in Schulfächern, Sprachunterricht, Instrumentalunterricht, Konversation, VHS-typische Weiterbildung mit Berufsbezug. Nicht befreit (19 %): reine Freizeit- und Hobbykurse ohne Berufs- oder öffentlichen Bezug (z. B. Kreativ-Workshops, Hobbyfotografie), Sport (dafür gelten die eigenen Regeln des § 4 Nr. 22 UStG) und Bildungsleistungen von Unternehmen (z. B. Inhouse-Schulungen für Betriebe — diese sind aber regelmäßig B2B mit Leistungsort beim Kunden).

3. Voraussetzungen des Privatunterrichts im Detail

1. Privatperson: natürliche Person; keine Kapitalgesellschaft, keine nachgelagerte „Agentur“.
2. Eigener Name, eigene Rechnung: Der Lehrer selbst ist Vertragspartner der Schüler — nicht eine Schule, die Lehrkräfte einschaltet und im eigenen Namen abrechnet.
3. Öffentlicher Zweck oder Berufsausbildung/-fortbildung: Unterricht, der der Aus- oder Fortbildung für einen Beruf dient oder einem öffentlichen Zweck entspricht — nicht der bloßen Freizeitgestaltung.

4. Musikschulen und Musiklehrer — der Sonderfall

Zwei Leistungsebenen: (1) die Leistung des Lehrers an die Musikschule und (2) die Leistung der Musikschule an die Schüler/Eltern.

• Anerkannte Musikschule nach Landesrecht: Als Institution befreit (§ 4 Nr. 21 Buchst. a Doppelbuchst. aa) — Unterricht, Vermietung von Übungsräumen und Instrumenten im Rahmen des Schulbetriebs sind befreit.
• Nicht anerkannte Musikschule: Leistung der Schule an die Schüler steuerpflichtig (19 %); unterrichtet der Lehrer dagegen im eigenen Namen und auf eigene Rechnung (nur Raummiete/Namensnennung durch die Schule), kann sein Unterricht nach Buchst. bb) befreit sein — die Rechnungsstellung muss dann konsequent über den Lehrer laufen.

5. Kindertagesstätten und Tagespflege

• § 4 Nr. 25 Buchst. a UStG: Leistungen von Kindertagesstätten, Kinderkrippen und Kinderhorten sind befreit, wenn die Voraussetzungen der Aufsichtsgenehmigung nach Landesrecht erfüllt sind.
• Tagespflegepersonen (Tagesmütter/-väter): Nach § 4 Nr. 25 Buchst. b UStG befreit, wenn sie eine Pflegeerlaubnis nach § 43 SGB VIII besitzen.
• Honorarkräfte in Kitas: Leistung an den Träger — regelmäßig 19 % (kein Privatunterricht gegenüber dem Kind), sofern keine andere Befreiung greift.

6. Online-Kurse und E-Learning

• On-Demand-Videokurse (aufzeichnungsbasiert, ohne Lehrer zur Laufzeit): kein Unterricht im Sinne der Befreiung — 19 % USt (Abschn. 4.21.1 Abs. 8 UStAE: automatisierte Unterrichtung ohne Lehrer ist kein Unterricht).
• Live-Online-Unterricht (Videokonferenz in Echtzeit): kann befreit sein, wenn die übrigen Voraussetzungen des § 4 Nr. 21 Buchst. a bb) vorliegen.
• B2C im EU-Ausland: Digital vermittelte Kurse an Verbraucher im EU-Ausland sind am Verbrauchsort steuerbar (§ 3a Abs. 5 UStG) — Versteuerung über das OSS-Verfahren (BZSt-Registrierung).
• Kleinunternehmer (§ 19 UStG): 25.000 € Vorjahr / 100.000 € laufend (seit 2025).

7. Lehrmaterial, Catering und Nebenleistungen

• Print-Lehrbücher, Arbeitshefte, Skripte in Druckform: 7 % (§ 12 Abs. 2 Nr. 7 Buchst. a UStG — Bücher).
• Digitale Skripte (PDF, LMS-Zugänge): 19 %.
• Raummiete an Teilnehmer: 19 % als eigenständige Leistung.
• Verpflegung/Catering: 19 % (seit 01.01.2024 gilt auch für Speisen zum Mitnehmen wieder durchgängig der Regelsteuersatz).
• Prüfungsgebühren: Teil des befreiten Unterrichts, wenn die Einrichtung als Schule anerkannt ist; sonst 19 %.
• Exkursionen/Studienfahrten: Folgen dem Unterricht (befreit), wenn der Bildungszweck dominiert; überwiegende Freizeitfahrten 19 %.

8. Gewinnermittlung und Betriebsausgaben

• EÜR (§ 4 Abs. 3 EStG) bis 800.000 € Umsatz bzw. 80.000 € Gewinn (§ 141 AO), darüber Bilanzierung.
• Fahrtkosten: 0,30 €/km zu Schulen, Kursorten und Schülern (§ 9 Abs. 4a EStG).
• Homeoffice: Tagespauschale 6 €/Tag, max. 1.260 €/Jahr (§ 4 Abs. 5 Nr. 6c EStG) oder häusliches Arbeitszimmer bis 1.250 € (§ 4 Abs. 5 Nr. 6b EStG).
• GWG bis 800 € netto sofort abschreibbar (§ 6 Abs. 2 EStG) — Laptops, Beamer, Instrumente im Unterrichtsbetrieb; teurere Instrumente über Nutzungsdauer.
• Fachliteratur, Fortbildungen, LMS-/Konferenzsoftware-Lizenzen: voll abziehbare Betriebsausgaben; mehrjährige Vorauszahlungen abgrenzen (§ 11 Abs. 2 EStG).
• Auslagenersatz für Lehrkräfte (Fahrgeld, Material): Weiterbelastung als durchlaufender Posten nur bei exakter Weitergabe im fremden Namen — sonst eigener Umsatz.

9. GoBD und Aufbewahrung

• GoBD (BMF-Schreiben v. 14.11.2014, zuletzt geändert 11.03.2024): Verträge, Teilnehmerlisten, Kurspläne und Rechnungen 10 Jahre aufbewahren (§ 147 AO) — auch beim befreiten Unterricht müssen die Befreiungsvoraussetzungen nachweisbar bleiben.
• E-Rechnung: Empfangspflicht seit 01.01.2025; Übergangsfristen für Aussteller bis 2027/2028 (BMF-Schreiben v. 28.06.2024).
• Barbetrieb (Kassen an Bildungszentren): TSE-Pflicht nach § 146a AO/KassenSichV beachten.

10. Praxisbeispiele und typische Fehler

• Fehler: Nachhilfeinstitut als GmbH rechnet „§ 4 Nr. 21 a bb) befreit“ ab. Richtig: Nur natürliche Personen — Institut 19 %, sofern keine Schul-Anerkennung nach Landesrecht vorliegt.
• Fehler: On-Demand-Videokurs „Englisch B1“ wird befreit oder mit 7 % abgerechnet. Richtig: Kein Unterricht ohne Lehrer — 19 %; EU-B2C über OSS.
• Fehler: Musikschule ohne Anerkennung überweist Lehrern „Honorare“ und stellt Elternrechnungen „inkl. Unterricht“ aus. Richtig: Entweder Lehrer rechnet selbst (ggf. befreit) ab — oder die Schule mit 19 %.
• Fehler: Digitale Skripte im Kurpreis „mit 7 % wie Bücher“. Richtig: 7 % nur für Druckwerke; PDF/E-Book-Zugänge 19 %.

11. Zusammenfassung für Schnellleser

• Privatunterricht durch natürliche Personen (eigenem Namen, eigene Rechnung, öffentlicher Zweck/Berufsbezug) = befreit (§ 4 Nr. 21 Buchst. a bb) UStG).
• Anerkannte Schulen nach Landesrecht = befreit unabhängig von der Rechtsform (Buchst. aa).
• Kitas und Tagespflege = befreit (§ 4 Nr. 25 UStG; Erlaubnis nach § 43 SGB VIII).
• On-Demand-Videokurse = 19 % (+ OSS bei EU-B2C); Live-Online-Unterricht kann befreit sein.
• Print-Bücher 7 %, digitale Skripte 19 %, Catering 19 %, Freizeitkurse 19 %.
• Nachhilfe ohne wissenschaftlichen Anspruch = gewerblich; Dozenten/Lehrer ggf. freiberuflich (§ 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG).
• GWG 800 €, Fahrtkosten 0,30 €/km, Homeoffice 6 €/Tag; GoBD 10 Jahre.