Angebot für Steuerkanzleien und WP-Kanzleien

Die Lösung: Eine Kanzleiorganisation, die mitdenkt

Seit 2019/2020 arbeite ich professionell mit ClickUp — nicht als Spielerei, sondern als Herzstück meiner Kanzleiorganisation. Ich habe das System so aufgesetzt und verfeinert, dass es exakt die Abläufe einer mittelständischen Steuerkanzlei und WP-Praxis abbildet. Heute bin ich in der Lage, mit mindestens ein bis zwei Mitarbeitern weniger auszukommen als eine vergleichbare Kanzlei — und das bei voller Termintreue und Null-Fehler-Toleranz bei Fristen.

Jetzt biete ich meine Blaupause, meine Erfahrung und mein Umsetzungs-Know-how Berufskolleginnen und -kollegen an. Damit auch Sie Ihre Kanzlei in eine transparente, terminsichere und skalierende Organisation verwandeln.

Warum ClickUp — und warum mit mir?

ClickUp ist eines der leistungsfähigsten Arbeitsmanagement-Tools weltweit — aber seine größte Stärke ist zugleich die Herausforderung: Es kann fast alles, doch die Einrichtung muss fachlich sitzen, gerade in einer rechts- und fristengeprägten Umgebung.

Meine Vorteile für Sie:

• Keine Experimente, sondern ein erprobtes System: Ich habe die spezifischen Anforderungen einer Steuerkanzlei — Fristen, Mandatsverknüpfung, Jahresabschluss-Workflows, Qualitätskontrollen, Vollständigkeitserklärungen, WP-Prüfzyklen — in eine durchdachte ClickUp-Struktur gegossen und jahrelang perfektioniert.
• Praxis pur: Ich spreche Ihre Sprache. Ich weiß, was ein Dauerfristverlängerungs-Antrag ist, wie ein Lohnmandat gepflegt wird und dass ein telefonischer Mandantenhinweis sofort dokumentiert werden muss. Meine Automatisierungen zielen direkt auf Ihre Berufshaftung und Ihren Alltag.
• Schnelle Amortisation: Meine Kunden sparen in der Regel schnell mehr als meine Honorarkosten ein — allein durch vermiedene Verspätungszuschläge, den Abbau von Überstunden und die Möglichkeit, Engpässe ohne Neueinstellungen zu bewältigen.
• Skalierbarkeit mit Bordmitteln: Das System wächst mit. Neue Mitarbeiter finden sich binnen Tagen zurecht, weil alle Informationen, Prozessvorgaben und Mandantenbezüge in ClickUp abgebildet sind.

Was ich für Sie einrichte (Auszug)

1. Das Fristen- und Terminmanagement ohne Excel

• Automatische Generierung von Aufgaben aus gesetzlichen, vereinbarten und verlängerten Fristen.
• Eskalationsautomatismen: ClickUp erinnert nicht nur den Bearbeiter, sondern bei drohendem Verzug automatisch die Vertretung und die Kanzleileitung.
• Wiederkehrende Aufgaben — monatliche Lohnabrechnungen, Umsatzsteuervoranmeldungen, Buchhaltungsvorbereitung — werden einmal angelegt und laufen ohne manuelles Zutun.

2. Mandantenbezogene Aufgaben und Prozesse

• Jeder Mandant erhält eine eigene Liste oder einen Ordner mit vordefinierten Projektvorlagen — z. B. Jahresabschluss klein, mittel, groß, Steuererklärung, Prüfungsauftrag. Alle Aufgaben, Unteraufgaben, Checklisten und Zuständigkeiten sind sofort da.
• Verknüpfung von E-Mails, Dokumenten und Notizen direkt an der Aufgabe. Schluss mit der Suche in Outlook-Ordnern und Laufwerken.

3. Dashboards — Echtzeit-Überblick auf einen Blick

• Kanzleileitung: Welche Fristen stehen morgen an? Wo hängt es? Welcher Mitarbeiter ist ausgelastet, welcher hat Luft? Wie viele Abschlüsse sind in Q4 offen?
• Mitarbeiter: Meine heutigen Aufgaben, priorisiert, mit allen benötigten Informationen — kein Zettelchaos.
• Mandantenbezogen: Was ist in der letzten Woche für Mandant X geschehen? Wann war das letzte Mandantengespräch?

4. Automatisierungen und Bots (ClickUp Automations)

• „Wenn Status = ‚Mandant wartet auf Unterlagen' → nach 5 Tagen ohne Aktivität → Aufgabe in Prüfung für Sekretariat mit Serienbrief-/Wiedervorlage-Task."
• „Wenn Aufgabe erledigt → automatisch Fälligkeitsdatum der nächsten Phase setzen und zuständigen Mitarbeiter benachrichtigen."
• „Wenn neue Mandanteninformation per E-Mail → Task mit allen Anhängen in der richtigen Mandantenliste anlegen."
• Vollautomatisierte Mitarbeiteraufgabenverteilung anhand von Kapazität und Fachgebiet.

5. Zeiterfassung, die Spaß macht

ClickUps integrierte Zeiterfassung pro Aufgabe und Mandant — rechtskonform und ohne Doppeleingaben. Perfekt für Nachkalkulation und Honorarcontrolling.

6. Jahresabschluss-Workflow nach IDW / WP-Qualitätssicherung

Durchgängige Checklisten, Freigabeschritte, 4-Augen-Prinzip und automatische Dokumentation, wer wann was geprüft hat.

7. Gast- und Mandantenzugänge (optional)

Sicherer Zugriff für ausgewählte Mandanten auf ihren eigenen Bereich: Dokumente bereitstellen, Fragen klären, Status einsehen — ohne E-Mail-Ping-Pong.

Ergebnisse, die für sich sprechen

• Keine einzige versäumte gesetzliche Frist seit Einführung — und das auch in Urlaubszeiten und bei Krankheitswellen.
• Reduktion interner Nachfragen — „Wo steht das?", „Wer macht das?" — um schätzungsweise 70 %.
• Einsparung von mindestens einer bis zwei Vollzeitstellen durch optimierte Abläufe und transparente Lastenverteilung — ohne dass Überstunden oder Stress ansteigen.
• Volle Prüfungssicherheit gegenüber der eigenen Berufsaufsicht, weil alle Handlungen konsistent dokumentiert und nachvollziehbar sind.

Mein konkretes Angebot an Sie

Ich biete nicht nur eine Softwareeinführung, sondern ein Komplett-Coaching Kanzleiorganisation mit ClickUp — modular und auf Ihre Größe und Tätigkeitsschwerpunkte abgestimmt.

1. Initial-Workshop (2–3 Stunden): Analyse Ihrer aktuellen Abläufe, Identifikation der größten Zeitfresser und Fristenrisiken, Definition Ihrer Soll-Prozesse.
2. System-Einrichtung (nach Aufwand): Ich richte Ihre ClickUp-Umgebung in Ihrer eigenen Lizenz ein — komplett mandantenfähig, mit allen relevanten Vorlagen, Automatisierungen und Dashboards.
3. Datenmigration: Unterstützung bei der Übernahme bestehender Fristenlisten, Mandantenstammdaten (ohne sensible Inhalte) und Aufgaben aus alter Software.
4. Mitarbeiterschulung (inhouse oder remote): Praxisnahes Training aller Beteiligten in 2 × 3 Stunden, inkl. Nachbearbeitung und Unterlagen.
5. Begleitung im ersten Live-Zyklus (4–6 Wochen): Regelmäßige Check-ins, Feinjustierung, Entlastung Ihrer IT.
6. Optionale Dauerbetreuung: Ich stehe als Sparringpartner für Erweiterungen, Anpassungen an neue Berufsstandards oder saisonale Optimierungen zur Verfügung.

Über mich

Seit 1987 bin ich Angehöriger der steuerberatenden Berufe — davon mehr als 25 Jahre als bestellter Steuerberater a.D. (seit 1994, verliehen durch das Finanzministerium NRW in Düsseldorf). In dieser Zeit habe ich Kanzleien in unterschiedlichsten Größen und Entwicklungsphasen geführt, beraten und organisatorisch neu aufgestellt. Ich kenne daher nicht nur die fachlichen und regulatorischen Tiefen unseres Berufsstands, sondern auch die ganz praktischen Alltagsprobleme: Fristendruck, Mitarbeiterengpässe, unübersichtliche Zuständigkeiten und die nie endende Suche nach dem einen entscheidenden Dokument.

Seit 2019 / 2020 arbeite ich professionell mit ClickUp und habe das System Schritt für Schritt zum zentralen Steuerungsinstrument meiner eigenen Kanzlei ausgebaut. Die konsequente Digitalisierung und Automatisierung aller Kernprozesse — vom Fristenmanagement über die Jahresabschlusserstellung bis zur Ressourcenplanung — hat meinen Berufsalltag grundlegend verändert:

• Alle Fristen und Aufgaben sind jederzeit transparent und nachvollziehbar, für jeden Mitarbeiter und für mich als Kanzleileitung.
• Interne Rückfragen und Suchzeiten sind drastisch gesunken.
• Urlaubs- und Krankheitsvertretungen funktionieren reibungslos, weil alle Informationen mandantenbezogen und statusgenau vorliegen.
• Wir kommen heute mit mindestens ein bis zwei Mitarbeitenden weniger aus als eine vergleichbare Kanzlei, ohne Überstundenberge oder Qualitätsverluste.

Diese Erfahrung gebe ich jetzt als Organisationsberater für Berufskollegen weiter — nicht als IT-Dienstleister, sondern als ein Praktiker, der das Handwerk von der Pike auf kennt und Ihre Sprache spricht. Ich zeige Ihnen, wie Sie mit einer durchdachten ClickUp-Einrichtung Ihre Kanzlei ebenso entlasten und zukunftssicher aufstellen können.